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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 % r: d4 V$ {1 G7 e# }) Q
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一、会议记录3要素 ' T% N- Y2 V a+ c# o i) B9 b
& {6 y. e: C, I 1、准备工作细致到位（前期） w2 I! R* b) A7 X
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
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% d1 m4 g6 q9 {$ ~3 x! g* ^决议等做到心中有数。 3 _! T8 U0 N% s3 v7 E+ b- q
+ n- A' s9 y: p3 i+ e 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实 6 C4 N2 y% c. ~
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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* p9 h7 G. v; F. B. h/ P. ^ 3、整理准确及时 2 G$ f# f" [0 M) o
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 8 e+ `6 B' G% O' M
9 W# z5 J% N0 Y! T 一是对记录内容查漏补缺； ; l- g* G; [+ ]" r7 J' [
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" z4 s$ t% _8 H6 a: n* l+ c" y) ^" B二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； 7 ?2 M1 s: z! ]3 e) V
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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二、电子邮件4提示 * Q7 ^) g2 y& i1 X' ^ y/ J
& X) V, ?$ B; V8 }+ G 1、信箱名称
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/ H* u4 A7 r. m4 T, [) X# a首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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7 e9 W5 m& w( @, G( k" u' u2、邮件标题 . t; m/ c- j% f$ H# w. u
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 % a7 n/ ^3 k e- ]4 C+ T, S% ]& m
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e6 A/ f! U0 ^& o" q- j9 l$ U p 3、邮件正文
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7 b k" t8 U9 m/ c M邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 ( G, a; i) l1 y; h1 p" L6 K! K
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, b5 D, Q' \: | n8 R, k行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
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0 ]1 T* L8 ]6 J" c3 T9 o( [8 T' M4、邮件附件
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名称清晰规范，注意反复核查。 1 r5 L6 C8 a$ U/ R' U0 W9 B
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 ; P- b4 T& c" ^* ?
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 6 m1 Y4 a" H* e* r3 c- D$ l8 o
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三、负分公文5宗罪 $ H$ \1 h( ^) ], Y: C# P/ f: X
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 6 H% j! \* i9 ^' ^3 ?* {. \
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1.文种选择错误
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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5 w7 E/ T* @, V+ X8 H公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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（1）文种选择的重要性
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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, t( u) L) m L8 i, C$ Y公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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（2）常见错误例子
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a.错乱
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' \, P [ \1 ~4 A9 N0 }# D如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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b.缺失 " C& `- k* H$ H$ T* ^; d* _' D
9 X9 X7 N7 h/ _& S( e1 T 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 1 r5 J" J0 L: r& q' D
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' E/ z! {7 V/ U# J$ j$ B% k: Cc.非法 ( ]6 ~' Z3 E' L% b L; C
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7 U5 G8 H4 R( x) v8 u超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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d.重叠 * l/ B" g& g' q; o3 g: j1 N
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故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 & W( k7 b& N; v9 w5 n/ p$ K
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2.重要信息重复或者失误 ( g0 p/ c3 x3 O) _5 c
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 ; s" Z i# q- h; f# X! o
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3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 " {: q. Y+ ^8 H2 }) `% R
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 1 Y a4 Y6 d$ T, U( w ^8 p; ~
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8 K) z9 e* m% n3 @& @特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。 ! v @( C, P1 b' i* _5 b' v
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( Z; x$ t' O, g5 M! x5 m5.修饰性词语贫乏单调
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$ A; L" M9 E* D) a/ e 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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3 m ]+ r( Y# ]$ Q: v7 Q, O. n$ t0 _四、结语 0 {" d* k- q1 e* l. h
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4 V, o9 m" \* h2 w# ^! o希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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