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mso-font-kerning:0pt">2012 2 i, _' ?( F4 z/ q9 F
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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& K# h' X4 N' M( U1 _! _9 q# `2 ofont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容$ t6 T U, V$ N; ?* R
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( H [5 X& N" g
" ]$ T& {3 s8 t3 V5 c3 O
. H% v c/ \7 V* t; s% W& L4 _mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。 u7 b2 p6 v0 f+ r8 u. h2 G! ~color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> $ V6 u1 B9 n7 b! n
6 f3 w' x* C' O" C) d6 ^* p7 E: i8 x- h4 E" ?" [; pmso-font-kerning:0pt">1. - _4 d& O5 D% H0 o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ( J" m8 Y/ v& X
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mso-font-kerning:0pt">2. ! p5 U' E+ n& ]8 k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 1 g3 C5 h$ k ~4 K* Q3 p, Q4 m
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。* E4 Q' e/ W* e) X- J) @, Z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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) M1 Z' ~ e! o! F5 o: D- O$ G, j# H. {5 v, x, smso-font-kerning:0pt">1. D$ M2 w' A5 a: U/ | ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. 7 u7 V/ a& M% v% s
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. - V: k1 S; a' q. W+ X
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 5 \ s3 K+ z2 a! z$ m( s+ `# U
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6 E- T9 O! O! [8 z/ R6 m/ zfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
) a, F8 n! F+ a" J8 J- Tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。; d ~ s) }3 \7 {5 R* Pmso-font-kerning:0pt"> : Y, ^! i D9 V
+ F7 {/ @, @, M+ G2 j ?4 q; `& \( \! c3 o% V/ amso-font-kerning:0pt">1. e' T" I/ i8 W \' S" I- F( e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 7 T" e5 X) X$ `2 h6 t2 A
. \& s0 h4 h- k, |/ _4 {1 B' A0 O1 Pmso-font-kerning:0pt">2. ! }2 }9 }- X) F) m! j ^宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ) N; [1 ~1 G0 y* c4 I5 l
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mso-font-kerning:0pt">3. - O. l$ ]# P0 W: r7 U
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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; Y2 h" ~1 M/ e u7 U6 ^1 R4 x# A- t8 z8 f# d, Q+ S; I. d+ jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。1 _: Y- s: X" S4 i4 S7 zcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 F& V3 z$ x5 E; s6 C' u
4 {/ m. I/ }/ V( A4 `6 q1 _& j2 |- ^: k$ Tmso-font-kerning:0pt">1. ; h8 x V0 }/ `0 q+ Y2 g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 5 s) w9 k9 a; M2 Q) T! i
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% {* c3 X2 T' ?/ G9 J0 gmso-font-kerning:0pt">2. 3 @6 C3 t! }; v, _/ `0 O4 J2 e- }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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% U* a0 j8 e& Bmso-font-kerning:0pt">3. # k1 Z5 d- \& {
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 ' e% g1 {/ o. [: h) {- ^5 T6 i8 q
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。2 l, q: C5 _) n2 [& h& r
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> 8 [. R- |/ h4 o$ `! M. O& f/ E9 y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> r' C0 z% n7 \! p2 l: G+ c& S" m
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考/ l6 M$ c |( G( G8 Hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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4 r( D' d8 r* a: I8 p. ]) S2 b# E7 R9 y4 S9 ?8 C12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:# A4 i6 a4 w9 f) q
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:+ q+ ?$ Y+ z. p; J7 y& K
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 8 G. o& z3 o/ fcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:% L: }! S4 t. E; g* Z1 V
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