浅谈秘书工作中的沟通技巧

      在人际互动中, 沟通无所不在。所谓沟通, 是指为了一个设定的目标, 把信息、思想和情感在个人或群体间传递,并且达成共同协议的过程。从某种意义上来说, 沟通不但是一种职业技能, 而且也是一种生存的方式。作为一名秘书 , 想要当好领导的助手 , 除了需具备 基本的专业知识和技能之外, 更重要的是要做好沟通工作, 不但能沟通, 还要会沟通, 也就是说要掌握沟通的诸多技巧并灵活运用, 这样才是一个合格的秘书。

    秘书工作中需要沟通的人群无非有三大类, 一是领导, 二是同事, 三是群众和客户。下面笔者结合工作实际, 谈谈和以上三类人群进行沟通的一些技巧。

- X# O4 c2 R1 G一、与领导的沟通技巧

穆罕默德曾经说过 :“山不走过来, 我就走向山。”对于秘书来说, 要想当好参谋,就要学会走向领导。但是不同的领导有着不同的性格,在与他们的沟通当中, 当然也要因人而异,特别要把握好以下几点:
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（一）在与领导沟通时要认清自己的位置

无论何时何地,秘书人员要切记自己是领导的助手,属于份内的事情要认真做好,除此以外不能擅做主张。要维护好管理层内部的团结,在向领导汇报、请示、反映问题时, 不发表有关领导个人的议论, 不当传话筒, 不说不利用于团结的话。
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0 |! o* x; a2 P, E( 二 ) 与领导沟通时要学会未雨绸缪
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9 t! ?- ^" ^- v  D, n* E领导每天需要面对和解决的事情很多, 为了提高沟通的质量, 秘书人员要提前把沟通的目的以及表达的方式思考成熟, 对领导的工作日程也要有个清晰的了解 还要对领导的心情做个大致的揣摩。这样既能节省时间, 也能使沟通更为有效。倘若在领导日程排得很满、心情又很糟糕的时候去与之沟通, 往往会事倍功半, 不但达不到沟通的目的, 反而会使领导对秘书人员产生反感。

1 t& F3 X5 w* V' r4 \# {( 三 ) 针对不同性格的领导，采取不同的沟通方法

4 ^  r) R- q( S 秘书平时在与领导的接触中, 要学会观察,学会总结。针对不同性格的领导, 找出适合与之沟通的方法。比如与冷静型的领导相处时, 秘书人员可能会觉得对方难以捉摸, 这就需要秘书人员善于观察, 从领导日常的工作中去了解他的喜好。在与领导沟通的过程中，多聆昕他的意见和建议, 切勿自作主张;凡是领导交办的事务,务必要做到万无一失,对一些细微之处做到一丝不苟。这样相处→段时间后, 就会取得冷静型领导的信任。雷厉风行、有魄力的领导通常性格爽快, 很欣赏有才能的人。因此在与他相处时,可以大胆地提出自己的想法和建议, 他到好处地施展自己各方面的才能。由于这类领导相当有魄力, 所以只要你的建议可行, 他都会支持你。在和这类领导相处时, 除了要扎实稳妥地办事之外,还要注意在领导面前把握好一个表现的“度”,尽管他爱才惜才,但是如果表现过头,会让这类领导认为你是在故意卖弄, 反倒弄巧成拙。虽然我们接触的领导性格各异,但是只要秘书人员在工作中兢兢业业,多思考、勤学习, 加上巧妙使用沟通的技巧,那么我们就能从容面对。当然如果遇到那种极端自私、脾气暴躁或品质有问题的领导,最好的办法就是选择离开,因为和这种类型的领导相处,不仅会感到沟通是件异常困难的事情,而且工作上也会带来很多意想不到的麻烦。
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4 ^* ~) @" B, A/ L9 G二、与同事的沟通技巧

2 _$ L3 ]* J3 F在一个单位里面,秘书除了要面对领导,更多的时候是要面对各个科室的同事。为了使各项工作顺利开展,秘书人员在与同事相处时要把握好以下几点:
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0 J5 d2 j8 F3 T+ d* Z6 O3 }（一）尊重他人，随和待人

% ?; D! q9 \- q3 |0 g每个人都渴望得到别人的尊重, 尊重别人也就等于尊重自己。所以, 在与同事的接触中, 秘书人员要牢记：不该问的话坚决不问,不该开的玩笑坚决不开,不在任何同事面前说三道四。对每一位同事都平等相待,千万不要因为对某个人有意见或看不惯, 就不屑于与其说话,这样很不利于团结。有时简单的一声问候就能营造和谐的氛围,使工作顺利开展。

（二）讲究诚信，宽容待人

诚信是人与人之间沟通的基础。秘书人员在与同事相处时, 要树立“诚信第一”的观念,答应别人的事情要做到言必信,行必果。即使由于某种原因没有做到,也要诚恳地向对方说明,取得对方的谅解。对于同事的一些小缺点和小毛病,不能挖苦讽刺;对于听到的一些关于议论自己的言论,也用不着去追根问底,要以一颗平常心对待，有则改之，无则加勉。当然在工作中我们难免会和同事有一些磕磕绊绊，这时，要学会主动找同事和解, 只要真诚地向对方解释清楚,相信一定会赢得对方的理解。总之,宽容是一种美德,它会让周围的人更加尊重你。
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  S$ H5 M( R$ L% o( ^7 _& Q（三）做老实人、说老实话、办老实事
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& d7 D' d- D* ]5 x* N- c5 [' A. D很多人认为秘书是领导身边的人,不好接近。作为秘书想要消除同事的这种误会,就必须在和同事的相处中,坚持实事求是的原则,有多大能力办多大的事情，不高高在上，更不要到处炫耀自己的成绩，要保  持谦虚谨慎、踏踏实实的工作作风。
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人在迷途，人在秘途，

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