公文写作需要储备的四大“软件"

摘 　要:公务员公文写作能力需要“软件 ”素养 ,分别为政治理论素养、专业业务素养、集纳信息能力及科学思维能力。关键词:公务员;公文写作;软件素养
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6 x+ D3 o+ o- z( H5 F. G* ]　　伴随着我国经济与文化发展的高度社会化、规范化、高效化、国际化 ,公务员公文写作素质直接关系到政府机关的工作效率与行业形象 ,因此把公务员公文写作能力提升到权衡公务员基本工作素养的重要的位置 ,就不足为奇了。现在人们虽然认识到公文写作能力的重要性 ,但是人们对如何提高公文写作能力的认识还存在一定的误差。
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许多人认为只要明确各种公文的格式 ,再具备较好的文字表达功底 ,就可以胜任各种公文写作。这种认识只言中了公文写作的皮毛 ,要想真正具备较高的公文写作潜质 ,最重要的是储备公文写作的“软件 ”素养 ,公文写作的四个“软件 ”就是公文写作的四项素养 ,它们分别为政治理论素养、专业业务素养、集纳信息能力、科学思维能力。
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一、政治理论素养
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$ W3 P2 `/ l- h( ^1 F政治理论素养是代表国家政府机关行使职权职能的公务员所应首先具备的业务素养。此项素养大致包含三个层面的内容:即哲学修养 ,方针、政策、法规修养 ,当前政治动态的把握。
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因为马克思主义哲学修养能使人形成科学的世界观和方法论 ,学会实事求是地辩证全面发展地认识周围的人与事。对待工作中亟待解决的问题 ,尤其面对错综复杂的工作局面 ,能够透过现象看本质、看主流、抓主要矛盾 ,然后形成科学周密的工作思路。这些科学可行的认识与工作对策才是形成各种公文材料的灵魂与血肉 ,否则纵有生花的妙笔也难以成就优秀的公文文字材料。例如要制订一份部门的工作计划 ,由部门负责人提请再经部门集体讨论 ,最后形成定稿 ,这一过程实际上就是科学地认识问题解决问题的筹划过程。如果不具备此方面的修养和扎实的日常业务功底 ,是很难制订出一份有效可行的计划的。那么 ,没有此素养的保障 ,这份计划对工作的科学指导效力、监督效力、调控效力就大大削弱 ,甚至是一纸空文 ,更严重的情形还会造成不可预知的负作用。
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了解并把握涉及本部门的国家政策、方针、法规 ,知晓当前政治时事动态 ,这两方面政治修养对公文写作影响也不可忽视。公文作者的政策水平高低 ,直接关系到能否准确执行上级指示以至中央的路线、方针、政策 ,而这正是文稿质量高低的决定性的因素。如果把公文写作当成闭门造车的手工作坊 ,那么造出的一定是落伍过时的文字材料 ,不仅会闹出啼笑皆非的笑话 ,甚至会背拗国家法规 ,进而延误正常的工作进程。例如作为某基层教育部门如果不懂教育法 ,在制定某些阶段性的教育规划及规章制度时 ,很有可能造成满怀热情地犯原则性错误的工作结果。另外 ,通过阅读报刊、收听收看广播电视、网络涉猎 ,不仅可以开阔视野 ,而且可以由此触发工作思路和工作灵感 ,形成更具创意的工作局面。

二、专业业务素养
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要形成具备政策理论高度、业务指导力度的公文文稿 ,公务员要在加强提高政治理论修养的同时提高本行业本专业的业务素质。因为公文既具备部门交流的统一性(公文格式的统一 ) ,又具备不同部门不同行业的专业性。试想一位不懂业务的门外汉 ,虽懂一些政治理论 ,但是对本部门的业务实际不了解、不熟悉、不掌握 ,纵有再高的政治素养 ,没有专业业务的落脚点 ,也难运作起该部门的文字材料。因为这两种素养一为理论二为实践 ,二者相辅相成互为作用才能成就公文写作的软件。当然 ,形成较强的业务素养并非一朝一夕之功 ,这是一个潜心钻研、循序渐进、不断积累的过程。本文由老秘网推荐，例如 1983年 4月 26日教育部、国家计委、劳动人事部、财政部向国务院提请的《关于成立全国高等教育自学考试指导委员会的请示 》,要呈现这份请示的科学性、可行性、合理性 ,从而使请示得以顺利批复 ,拟定此请示的公务人员必须对我国在 1983年前的自学考试的实施情况了如指掌 ,明确我国的教育现状及成人自学考试的发展前景等一系列此门类的业务常识 ,否则这份请示将无从着手或依据不充分 ,那么这份请示的作用就难定春秋了。
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另外 ,写工作计划、工作总结等常用的事务文书 ,更需要了解熟悉掌握本部门的情况 ,明确本部门的工作目标、掌握本部门存在的问题、寻找到有效的解决问题的方法与对策 ,这样操作起本部门的文书材料才能有的放矢、得心应手。
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! q" t  D6 J' g5 D+ \三、集纳信息能力
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公务员公文写作所需集纳的信息包含两类:直接经验信息与间接经验信息 ,也就是说第一手材料和第二手材料。

. C" |* d. N3 D4 k% D善于调查研究通过各种渠道获得的信息 ,是第一手材料。掌握宝贵的第一手材料 ,才能有针对性、实效性地开展工作 ,才能避免瞎指挥、放空炮。公文文字材料是体现工作思路、工作智慧的一种外在形式 ,所以说在具备了政治理论修养、专业业务修养的基础上 ,再形成集纳信息的习惯与集纳信息的能力 ,公文写作就正如巧妇得米 ,一定会做成一篇美味佳肴般的公文。获取第一手材料的方式有许多 ,可以通过较正规的渠道如座谈会、调查问卷 ,还可以通过较随意的方式如个别聊天。在获取了第一手材料的前提下 ,规章制度、规划设计等公文写作的科学性、可行性就会大大提高 ,不仅不会犯南辕北辙、隔靴搔痒的错误 ,还能有针对性地反映实质 ,使公文与实际工作都能牵牛牵住牛鼻子。
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4 G/ e; P' J, R4 c" u集纳信息的第二手材料 ,指的是同行业报刊杂志、兄弟单位的一些相关的公文材料。集纳第二手信息材料的方法有许多 ,如多阅读、多记载、多搜集 ,也可以剪裁废弃的报刊、下载网络上的相关材料。
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当然 ,不论集纳哪种材料都要坚持信息集纳的“五多”原则 ,即多看、多听、多问、多记、多想 ,努力做到全面辩证地看和听 ,科学清醒地思考与选择。这样 ,不仅为公文写作提供有力的素材 ,启发写作优秀公文的悟性 ,而且在潜移默化中提高“立党为公、执政为民 ”的执政能力。因为在获取第一手材料的过程中就会了解基层问题倾听民众心声 ,在获取第二手材料时就会广开视野掠其所长为己所用。同时又会使公文写作在立足点上站得高、在材料储备上务得实、在使用价值上有实效 ,这样公文写作素养会形成质的提高。

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