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办公室秘书的电话礼仪有哪些?
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2 _* v1 B4 K* i3 X老秘观点:9 _- n0 K$ p1 o/ W* B: Z/ Z, v
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。 ( R4 T' X. P6 z
■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。 & Z4 F* H" H3 h7 @' r4 k
■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 " [8 p/ z5 ]( ]9 z8 m8 U
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。: h6 c- ^2 @* }* Y7 R* y
■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
3 N) q- h3 s d! V3 o8 y; b ■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
[* _9 \: x# t) E ■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 # d7 t% [1 I8 ?3 J& s. q, U; L
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" * n3 G- u& V) e# J. Z
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