浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
0 u- o6 h9 `# e. `+ |5 L7 }( k
0 ]! Q) W$ N% C6 f1 c8 |- ~5 I　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
( B4 B+ t$ D$ i: b' Z3 w* x/ P; c
  f# p8 ?% H/ y2 B6 a　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

& |/ h. f& r7 h8 Z" F　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
' K7 ~7 A. `, O9 f; @# \  I, }7 Q" ]8 F
" Y7 W. b" ^4 e+ G　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
! u* z& E: M! r+ H
　　辅助内容的综合性
8 g3 j" ]9 v( F3 J* s- S1 K
　　辅助时间的经常性
0 N0 j5 \0 D; F# ~; C6 i* B
　　辅助环节的全过程性

1 ]+ q/ Z+ Z0 F! i: \　　（3）、辅助决策的原则

7 x2 k# }9 K* _: Y3 H# {　　超前原则

$ k8 V" G6 j) M3 _; [2 U, i　　定位原则
' \+ g0 y* M  Z0 j9 l
) n6 F5 s+ H0 Q" N, i2 F) N- g$ n, x7 T% R2 W　　信息原则

$ H# I& r8 e* \9 T' S' [3 k　　谏诤原则

+ `! R( X+ B7 n% ]9 s7 k7 l. `　　（4）、辅助决策的过程
2 }* I* O8 {6 |- m
　　协助领导确定目标
* G  {0 [( X0 _% t+ V; ~3 _' m
　　协助领导设计方案
& ?" M( m) b4 `5 r5 U2 N; {$ C
' O3 J5 B1 V& \9 U　　协助领导评优选优

9 f2 c* P. j/ S1 N! A9 P9 J　　协助领导实施反馈
: ?+ m& U2 g0 v8 ]9 Z8 W
　　2、协调关系
! _, \. ?- ^. R  c; O* j
　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

2 K) X% `) K8 r1 Z0 o3 L+ @) z　　（2）、协调关系的特征
: T0 d8 S3 S4 Y
　　从属性
9 l0 |( C6 i9 b, v+ z1 C
: W' T3 ]6 m' j6 F: e, B　　广泛性
% S1 A# Z0 ]7 n1 H' X
, C8 c8 B" o& Y$ \) ]$ H, p　　间接性

　　（3）、协调关系的原则
6 U& s$ C! ]" y) w
4 H1 z, W% D" f% d/ }; c0 H2 t　　政策指导

　　客观公正
5 p& h& F9 K/ x7 p% l; ~- I) ?
9 p& L2 A/ U: @( J9 P) @$ a7 T　　平等协商

　　注重整体

$ |; D" W# ^: I1 {0 ~: e& Q# d( f* ^' X　　灵活适度
5 n5 ^$ l. M% ]& d! t6 P
0 C- v2 Y: g( N7 k/ |$ T% Y$ _　　（4）、协调关系的过程
4 O8 P: ]) C( {" C1 E; K& Y
' v6 S7 m# L( _( W5 t( S　　摸清情况
+ f& g/ }5 M) r% u/ u; }4 m
$ [, N/ i+ [! A4 n7 K4 f7 j　　找出症结

　　恰当协调
( ]& T9 v6 ^# o
　　督促落实

　　检查反馈

6 P6 a& _; Q: l) F　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。

6 v& \* S( I! v2 I　　（2）、处理信息的原则
8 `/ x9 j' z# D- n
　　及时性原则
- L1 v8 A  B% ]$ L/ }3 ~3 G" n
2 D, b4 z+ O* v' b　　保真性原则

　　适用性原则

　　预测性原则

6 v# w# i, ?( c, l8 C2 n9 K' x7 M　　（3）、处理信息的内容

　　历史信息

　　上级信息

7 c5 N. i% o, Y　　内部信息
: j3 [! O+ [/ y+ M
　　公众信息
. V3 j! b# g4 n' g) c3 {% ]' p
　　社会信息
8 e8 a' D) D% Z, `
+ ]6 z% e! d- _* f8 K　　（4）、处理信息的过程
( ^0 J% @' J2 G" E- b" t
　　信息的收集

' W4 X# R% f: w' b. P8 v　　信息的加工
" ]/ o9 R* k, e6 O, \
6 z* |+ [7 `- a! [7 g2 ~　　信息的传递

　　信息的反馈
9 U. s) M  v: f2 y/ H" ~: y; P
　　信息的储存
/ t3 T7 t5 V. V2 m
! ^) l) o. X& l: j* [6 k　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
$ U0 F8 p. t. b0 }4 _6 a
* X; B" w" o: U6 }　　（2）、办理事务的特征

$ R: ^+ @6 W8 Q5 j/ _+ z　　综合性
6 w; u/ l* F+ Y7 I8 p
　　服务性
8 l* ]: b+ W3 y8 r4 R
5 S" Y( \: U2 g. P) l. {8 E. V　　繁琐性

7 J- J3 U0 p" D3 ]　　突击性
' A3 S7 M) O0 H6 Y$ r
　　（3）、办理事务的原则

- W  a5 v) |, c9 G7 g　　被动中求主动
2 N0 @! [$ ~7 l# m
　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范

# P; Y& g- E) Z6 q* Y$ `  ]/ n　　（4）、办理事务的程序

　　自然程序
7 n6 y" s. c* L0 b; J  t8 X( S
. s; |0 i! I8 \) E0 `　　理论程序
0 ^2 L4 n8 }7 B' W& s. S
* e9 w% C  g+ P# g5 x4 p$ q　　指令程序
2 w0 t2 j2 ~; T5 C: ~% X
　　法定程序
1 y# I7 S9 F1 \! v3 k
; d# K) W, G/ p' s6 v9 G　　技术程序

　　习惯程序

# E! {* U( W$ B# s" E9 x- X　　二、秘书的职责
7 t% c. q/ s+ X2 Q0 k+ u" B　　大致也有以下11个方面：
" Y9 z9 Y/ U, J. s
1 ]6 P$ t1 ^9 \8 X0 Y' @. z　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

　　接待事务（来访接待、安排服务等）

- s- x- U. w7 n, x" ^" M　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务
  W! T' z& o3 i% \. W8 I
8 J" V$ ^6 p2 h/ \6 A  z　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
  u4 `' B3 v7 y/ d
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
+ o$ a- E, w; A! k% Q2 G6 D
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
' w% ^$ x( h( J- S7 f, Q* k
　　写作事务（各种文体的写作）
% N! U9 X5 O. c5 t! C0 h
　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
/ p3 ~# D: D* L6 |: [
+ k1 `5 B! D- l5 k# I* l　　其他领导临时交办的任务