办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
. q( C, N6 U% K; d2 K8 j( q: |8 A
( ^3 V5 _& v- t一、办公室人员岗位认知与基本职责

$ K# E# F" M' H3 s7 L5 M1 M9 K二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
4 v9 M4 U/ p, ^" L) K9 S# u
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
# x, |! [) M0 `/ |( K' M/ v3 N
联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
0 \* [) K0 Y. p$ e. n8 U
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
+ u9 p7 o1 h' h* U& T$ P
一、办公室人员岗位认知与基本职责

4 W. F4 Y  }" ^（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
" w. K5 R! r9 D# ~8 f$ {1 X( O# N
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
5 o2 @4 j+ h/ o. x* ~6 O
5 z# Y0 {4 p; Y4 t) s5 k9 J1 h$ o办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

+ I3 V' k" |, H; V综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
: j- T3 R: a! V6 j1 a" I" Q; r( X
4 D+ ?- B( T; |+ }/ B# P% Y三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
' }  X5 m5 ]  d4 r# J7 D
/ u- A# p7 Z/ X$ }（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

6 b  E2 k/ ]5 E) _) v一、要讲事业心和责任感；
/ ]; o8 q7 [) y% q) \
二、要认真细致；

  _# e4 {3 M4 J, S0 ]三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求

; w" p8 I5 f  ]# R1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
' S, d) D% \% c
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
3 X' T  S. a, e( ?# i
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

( O: w% N. `4 y* X) p踏实肯干。舍得为工作投入。
# ~; q1 R! r0 e- K2 L/ x. B
+ [! E. Y6 u5 V$ @6 R（四）办公室工作对人员的要求

  F2 \+ S. Z2 `: B& E2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
+ t0 F3 @4 ^( W" N% d; B
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

  X2 _( |% @" D+ s（四）办公室工作对人员的要求
* O9 Z: O6 s$ {; q, x, B
3、心理素养
; ?+ ~9 i, q. i3 g, e7 O5 {
+ g6 D# R3 T% y) B心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
0 A, b) i; I* j/ ?# m
意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
) X1 g; c- g& ]% }1 V$ a
做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识
9 h7 b' s: e$ w& ^( R( o
+ j7 u- B, r+ S& O责任意识

创新意识

奉献意识
' z' Z) G* B) S4 }( }
$ J4 m* [) N( |& b" l& c% y信息意识

程序意识

学习意识

' P! E" d) O& {（五）领导对办公室人员的期待
* p* L% N& B, I3 t3 |+ m7 e. I( l
3 x% U/ w# V1 P4 a% S, q' B) \0 k: g. S领导测评办公室人员的20道题目
2 {- p7 Y6 B$ w* _" h
1 r+ v3 S6 X3 B- f+ S- K1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

) T$ r6 h9 T8 Q, W% w3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
4 O8 S8 n9 l6 ?
7 r8 }4 C, a) O2 [他是否很会安排时间?
5 o# t  `( @  U! K' m" g2 E
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

$ g" b1 u# A) T! Z8 P5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
" k% {8 [& e0 f2 C6 v6 a
8 B9 C! d, ?1 p$ I5 N* d7 n能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
3 `& |* n$ C0 G
6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

) F5 [2 m- L' t6 W+ l能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
7 `# I( Q" o& t; C/ }+ S4 g$ p2 z
能否制订新的工作制度或工作程序?
' M  f/ R4 B- L+ b' v
他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
4 ]; {% n/ _$ Z6 h  m) t
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

; j8 b$ Y2 L( G6 s# `能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
& W% u0 `) R; t* g; |4 ]6 E& ~
$ t8 E/ A. A1 }9 g% ^能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
7 d) U2 P$ Q9 F/ h0 z
领导测评办公室人员的20道题目
8 d0 c) U& X; Q& g1 Y# H* U6 o7 H
. t& }# P% G  V, n7 q- Z9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
8 t) e: X& l  {4 v3 l( C7 x" _
+ f, T* r# ~5 c" e+ ?# b10．他在危急关头是否沉着冷静?
+ \. k% F: l3 t: {- f/ O
1 \4 ^  A8 g# d4 G4 S当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
* z) B1 u" ~+ E! U+ L8 T: Z+ R
11．他对你的忠诚值得信赖吗?
6 z, Y+ `6 T* N( ]
你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
. m; p" [! Y. _
" m+ _) s* V( Y5 v3 T6 f- H9 ?8 `13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
4 T  j& }/ b5 v" l5 S" X9 F1 [& }: X
% P0 H# ~5 R3 L而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
8 n) c, w' Q* ~1 u' D
1 G, F( E: s; M! |! ~$ Z" \# s14．他是否有个人学习计划?

+ x% u- o* |; b是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

2 d) N* ?' r9 [. [是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?
2 N+ [8 K6 w4 k5 E. H
6 n  o/ \/ L- b1 ?) i9 P' o1 j能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
1 D, k; Q$ a8 p- q( v" r3 u
16．他是否按时完成每天的工作?
6 {$ Z! I+ W+ g# H! C% ?
是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
' y* o: D6 ~1 T0 T
7 B! W  t, Y6 M+ n17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
* O& L& q6 ~  ]! a, j4 D% c7 c0 \
18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
& F! @" H  o7 I; A
5 C$ [% H( @5 g& r能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
0 Q* U3 m" m: K5 n) A4 H6 E/ e
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
1 P( n, U. J5 t' ^& a8 R! b
二、加强办公室建设
* s  v+ D" g+ J7 t" v/ S& X8 N
（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
- a' @3 X9 a! X# b. a7 {
8 [! b  J1 o9 h" Y' f2、积极推进建章立制工作
/ }" d# w) J. F. R4 p# V& x
2 K6 g" ~: c7 F7 ^# C, W3、努力营造和谐人文氛围
3 O/ j# z* m5 l& ^' R+ f
! W' C1 J7 N: a5 v5 r4、大力倡导团队精神
! h8 v, N5 ]- f0 u" u# [/ E
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
* G3 I1 P0 N; I: l
; ~' }/ e) d4 P2 ]良好的礼仪形象
0 ?2 P- l1 J4 Z( v
良好的电话形象

" p1 }; [+ f" E) s% j良好的文字形象

良好的语言形象

; E& w- W, U% |3 ]7 p9 J& e; J( M二、加强办公室建设
+ m' }& I2 X& I
3 k0 V/ X8 l) c. O* q5 c3 ]! _* N（三）人人争作办公室受欢迎的人员
. j: d3 R, N: H: ^- B  H- B
3 N* Q+ Z$ O& @) r! d1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
% g8 G  o( s' J9 x" q5 [3 V
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
& y5 H9 y6 U- Y' {. M
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
( r; g" P; E6 r( K, Z- }3 r! H" l
% L9 k% ]6 l' A7 ^$ ?6 u4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

# ?" g* E" y% f9 k9 q5 ~0 h2 q5 R5、随时让同事知道你对他的感激；
  J" G5 F0 K* }/ w9 J; z' g
6、尊重个人隐私，公私之间分明；
" n1 v6 G% O& R: J
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
; y9 ?# }. f" F) O+ u: O+ V- ~
8、不居功自傲，有容人雅量。

1 f7 u2 ]3 [7 }1 U4 Z; z% a三、办公室办会工作基本规范
9 P: s" W# p: [% v+ N
（一）会议服务的基本内容会前准备工作
& n0 S+ G- U- y" d8 l& @
1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

3 G5 O- i  \; @! D* @- p（1）确定会议目标
( v* S9 \$ x9 A
( D, G2 u0 i( m" o' Q* p9 p7 E（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
) J; K+ J9 E% E& `1 \2 E7 o
（1）拟订会议财务预算

2 {8 Y1 D; W+ L7 X4 V# H2 N（2）拟定办会方案
: k% k8 v* I. Z/ B8 t+ ]
, }/ C! X' e2 q( Q6 s* _/ `（一）会议服务的基本内容

8 m. J$ j( {+ e0 l4 O会前准备工作

0 W6 t( o1 ?* z+ F" Q# H4、确定会议的议程、日程和程序
& s; R% l2 E( `& e
5、分工撰写会议文件

1 R! Y; W* h6 i. t6、确定与会人员名单以及会议编组方案
5 b- h% n7 q5 t8 ?: ^3 Q& P
0 D0 k7 c$ B9 |# O0 c  z0 |! I7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
: K2 Y+ T8 v, i* A
  n8 I1 ?3 g, {* b/ |: c9 m主讲：姬瑞环
/ l8 g, c- X+ D: U; a6 T

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~