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网友提问：
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" x+ N' a1 x7 @0 }! ]2 j4 G8 Q现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ - U& S( Z5 g& X& Q
" M' b* g( ]! I \: s7 k老秘回答：
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' W+ q5 V' R4 d- w9 {& S! d2 X. z会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 7 o) f1 w7 b7 E: s5 t
7 t5 x4 U' O- l/ \3 S0 ^& Z●使会议开得卓有成效 2 V( b" C0 T3 D. H/ h7 f, M
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 2 X4 B: G: z: I1 [: H# \. e
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 + T# k7 r) f1 ~! {
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
6 A4 a# y5 r$ Q 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
6 w- R* A0 Z' [! Y2 t8 Y" I/ L 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
* b, I& X* M9 T+ U6 B 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
S2 _) R& C8 a+ _ 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
; J4 p$ G0 W* I 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 0 _* i" t! Z7 B: C. e M6 y5 C1 P
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
4 }( J. l- I7 b7 v# M8 x, ~ 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
0 p3 U* x3 y* Z/ V; | 10.信息要加以选择，避免过多。 d: P7 V; Y; {8 N$ y/ C9 v8 D
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
/ u3 ?5 e* s( x2 O3 ` 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
* s, ]% s5 x/ E- A/ P0 | 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
& Q" N& x- [1 H 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 . l* a t! r) l8 E0 @% x! X
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
; n- d/ {6 }* R/ h2 u' x6 q4 {6 X 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
; K/ ~( j! }- x( t' v 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
+ F) C1 J$ m# p; A- a9 Z9 {4 q 18.会前先拉几个盟友。
2 I6 C" J8 c6 m 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 + ?! m$ A3 a4 B0 ~/ }% @1 I( B
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 # w' H) a0 ]6 o3 Z% d; a
●会议准备
9 H" Z( K9 H& w, L: x2 Y 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
. g9 a6 C4 \, G6 ` 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
, K' y/ G9 u; v8 H 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
& I1 ~1 i2 t6 d 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 # i* t- M0 Z6 Q. Z, t. N
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
9 n+ l8 |8 F ^" w# ^% r 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
9 c: ?3 A( K: m2 @" D1 ^, Y 26.任何议程变动都必须通知主持人。 9 K/ O4 K2 ^; r; f+ b0 {7 W g. U$ V
27.议程要尽可能短小简单。 2 Z: s- L$ d9 q% y$ A8 {: g
28.尽量将议程限制于一页纸上。
& p! [/ p9 M# U+ z) v N' _ 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
& i6 y2 n; m$ j9 Y 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 * O1 g3 C4 P( x2 {2 K7 \, {
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
- D7 h% q5 Z& R9 J, ~8 j. r 32.必须将电话转移出会场。 + }2 V, V; t- \; u
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 4 [; U& e7 j# P( j j0 ` p
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 ; Z+ v2 j+ J) z# l+ h, M
35.要找个确保没有干扰的会场。
+ P4 I6 R, j! z' V0 Q4 L5 o 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
# P8 a6 \3 n- i5 b; u, E( d/ R8 w 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
9 W3 U" b# [; L. t7 N. A$ p 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
% F* Q2 x) W; R+ b8 m 39.座位之间应有一臂长的间隔。
" b7 o: @' [2 L6 a( h. n8 R 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 & A; H5 }3 ?- f4 s2 C. e# y% E- T
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
; T$ c) e+ P3 T1 J* {3 }2 O2 T 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
9 ?0 w* f/ x! r& C& F- y& \7 m/ V 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 - f* z1 p2 q; ~/ Q0 v* e
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
8 j$ M) _ a2 R7 K7 z1 } 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
$ }! s( }6 n/ i& M( ~8 u 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
0 \8 m# u" q2 W# u ●出席会议
A5 Z1 f" Z& x+ I$ t 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 4 e3 x2 Q# u& }
47.会前拟出自己的发言稿。 6 A. |! B- W5 {6 z& p
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 - v+ E( W! q# b" l$ q$ a8 A5 O9 c
49.要保持积极的脸部表情和音调。 0 H: Y5 `- l. |4 i
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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8 n' N% p! ]4 R/ O, D# [9 m 51.开始发言前先作深呼吸。 9 w9 s& k1 k4 q4 \7 H& O
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
3 x1 C( C9 U M/ d" U! \ 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 ! @* {: P/ N6 O
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 7 F. }2 Z3 v1 E4 ~" D; g
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
3 J% u$ N5 _( {. } 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
* [0 D6 u% [! r- h: D9 ^8 x% Z 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
, P1 \9 w% {( I& k( R 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
8 _ c0 z$ v2 S 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 5 P) g' W! m- `% F
60.必须按照议程顺序作会议记录。
* p# e+ W! R% \% j 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 2 O2 S3 }7 J' s
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 . @7 {; Z, [, h3 N8 Z& A% K8 ]
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 - K- L7 ]4 H6 S9 |
●主持会议
8 Y$ H/ c+ a6 F2 I+ E/ r0 ^& v; h 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
) y, h0 b, o3 g* } 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 + o' \" v: p, t' U1 G3 e
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
: n8 J' p2 x; V6 {" n( h 66.尽量于会前认识新来者。 . k9 s$ c- w( G% }* p- q8 M
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 8 I% \7 Y W% ~ ]
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
/ R; e' u4 ~5 S# U- V5 n5 q3 r 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
4 R9 b5 X- f* z; j% m# s) T/ v 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 6 s8 C. y+ z( c; f+ M* C1 Z
71.要制止支流辩论和私下交谈。 9 f1 _9 W& s& J0 n
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
9 J8 O, u _$ z' X 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
' p3 a9 Z7 h2 f/ D3 N 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
0 W, D2 ^ X+ N8 m9 M. y$ R 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 0 n; ]" I! ?# r- \$ u$ {
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
' Q. u. s# p& _& {" e 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 4 X2 e& T, l6 b1 S S
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 8 ~& r1 D3 j0 }* V! M4 b
79.必须清楚每次会议的规则。 : v! L1 {. Z8 g, o* ~0 `
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
1 T7 x7 w( ^% O" Z 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 6 r$ a0 Y- j9 b7 R) v9 z3 I2 m9 V
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