 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
7 h7 b8 `4 I" v& Z6 a9 R) g. a. I5 H 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行
! I$ g5 Q4 A& D 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点
; p6 P" c1 I+ g# L$ }& p口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
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三、考虑周全，有备无患
2 u6 l. u! L! @3 h0 { 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 : M: ?- n2 X; M" ?. X
口头汇报提纲（可根据需要增删）
8 R* u, W; V1 K 一、情况分析
$ M" o7 J' z" y2 q5 v6 g ㈠听众 6 P" N" |2 k6 M0 Z
⒈人数？
) W5 s3 J/ A6 `8 k8 u" g ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ - N) [- N1 @: Y. _
㈡目的与种类 # o0 D0 z1 {9 [ {( N/ R; g
⒈通报情况？ 9 H" L- b0 S* T. ]
⒉形成决定？
# [4 `! q/ m1 |# _6 R ⒊审查重要细节？
+ [1 c1 A3 \8 V5 m. c- | ⒋协调统一行动？ , y0 i+ P5 W! H8 a1 K2 q3 x# o
㈢主题
7 E; b$ I0 V. H3 i" s2 i ⒈具体题目是什么？
& _/ O& C$ Q; S! S; B ⒉涉及多大范围？ 1 _. j( w! N' T% R: u9 x
⒊拟用多长时间？ ! I, H7 w! G3 w M
㈣设备 & L5 J, O, X; M" T! ]
⒈汇报在何处举行？ + z4 ]9 W2 H8 q7 P0 B" \! s
⒉需要作什么安排？
8 E7 z3 o2 x2 j. e- p+ ? ⒊视听辅助器材有哪些？ 4 {' X! X3 {! J" Q+ Y3 {8 b
⒋有何不足之处？ / A; g2 m$ x% \' @
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
! R* l5 @8 h8 V3 N' j B 二、写出初稿 5 _. o1 O2 j" N& w) T: [
㈠搜集材料
6 ^+ F7 C( _/ t' I ⒈认真研究。 3 J' m2 R. U% U6 @; a x( D
⒉熟悉主题。
( l# l2 S9 I8 c4 G5 K ⒊搜集权威性意见和事实。 I g: \* ~5 H
㈡草拟初稿 | 
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沉默卡
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千斤顶
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