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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况： j4 }& U$ k4 A7 d! V8 R& g2 F
做会议记录，写着写着笔没水了；
x1 g: r3 t" T 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； M8 B6 L7 U% j6 C. p. G* u1 H
用胶水时，找不到刷子； 3 N) _6 ]) S2 R
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ' e- [) d& j2 K9 y/ r% q* Z
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
- q8 G& g/ j, ~% b" y0 Z$ J 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
$ n5 v# X/ m/ i 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 9 V2 @" x6 P- U# a& J% i0 o
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
! c; D O9 I* e, u) M! W( I 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 8 K. J/ Y2 R4 |7 l8 K8 L
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
7 s, u% k, G) V* ? 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ) t( D T+ r N2 ?1 W
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 6 X4 E9 T. ^) J; W
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 , l0 G) k2 O7 G3 v/ N
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ) ~+ Y% @2 p5 h+ S% n
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 7 j, H' Q4 f# l/ ~ b; B2 m, `
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 " S9 {1 q$ G* E
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
( `0 i/ K5 E1 p d! h7 F( s 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
" K* Q, A; D! ^. b( L) V 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
5 z6 {% [& c- _* N 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
) P! u) T c* L: ^2 N2 U 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 , Q% v6 ?6 y6 h" s4 n1 V) i% P
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 # _4 v! ?0 q# L
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 1 F* d/ _1 @' }) P2 M7 a" B. v! q
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 5 M. E% C0 Q6 ? _- K
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
# [3 Z5 {0 G5 S& d+ Z 9、与本职工作有关的表格。
; Z2 b* Q0 ^1 W/ t 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 2 a/ _/ n* @# O# Y* l
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