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) C! V* J6 |2 i2 q- G+ ^# O 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
# P% e' q) m9 \3 ?6 Q4 b# H 做会议记录，写着写着笔没水了； - V, X* L. b3 v: }# ] U
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 7 z7 r* h$ e4 t; e" j* r
用胶水时，找不到刷子； 6 _7 c; ]6 c8 e5 t" G; }
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' e$ S& m" a: }- W" D, g 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 0 }6 O" _# L. |2 K' N- s/ m
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 t8 Z; `/ m7 N/ @: P& A
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? : o( z/ K. R+ g, g
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 5 @/ V: k4 t6 u1 J7 a+ p
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 . R* j' [; N* C+ W8 `* j0 N: N4 t- X
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 6 P f s# \3 F3 o1 f( w4 _ Q
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
& q: m9 e# P" E5 ^% q6 k 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 + L# q5 A3 s# G$ L' d9 R
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 @- c( G" U$ Y
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
) ~1 ] {2 d7 z# c- I 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 $ n4 N3 C* Y* W; C# t
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： % \+ Z! K( k: g
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 * {& K' s/ x& M$ {- s( a
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 " a3 o" f8 x' ~
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
# L/ ?' M- n3 r5 V( A4 }6 n 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 8 @9 D2 o# _# L9 J D( Z
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 : @! J, x; V( r$ n- m
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
: |" A+ b' W# @! K4 G; C) S. ? 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 6 H w( y$ l1 B% I( \ J7 l& q' |
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 / U7 l5 @3 g8 e6 X" O/ {3 D7 i, B
9、与本职工作有关的表格。
6 H4 o5 R, l! z, Y, O( P 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。+ F5 P; \$ N# c1 G6 f* r
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