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领导出国旅行秘书该做什么?

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:46:49 | 显示全部楼层 |阅读模式

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1、审查选定最佳旅程表

　　秘书一般根据情况编制几个旅程表方案，供领导选择，领导要认真选定最佳方案，交秘书打印成文。

　　2、准备好必须携带的文件资料

　　秘书要根据旅行的目的的要求，为领导准备随身携带的各种文件，如果谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿以及目的地或与会国的指南等，同时还需为领导提供有关国家的风土人情及各种礼节，使领导到达后开展的商务活动圆满顺利。

　　3、经办旅行的各种必要手续

　　主要包括六项内容：撰写出国申请；办理护照；办理签证；办理"黄皮书"；办理出入境登记卡；订购机票、车船票。

　　（1）撰写出国申请。出国申请一般包括：出国事由、出国团组的人数、出国路线（外国公司所在国名称）、出国日程安排（出国时间、在国处活动时间、地点、回国时间）等。申请文书后面要附出国人员名单（写清姓名、年龄、性别、职务、职称）及外国公司所发的邀请函（副单）。

　　（2）办理护照。护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应挂有护照。出国前要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际航班机票、车船票。在国外，当有关当局检验时须出示护照并凭护照住旅馆。任何国家都不允许没有护照的人进入其国境，对护照的检验很严格，以防止持过期、失效或伪造护照的人进入其国境。

　　在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权机关（各省、市、自治区的外事办公室）办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。

　　秘书在办理护照时应注意几个事项：第一，携带有关证件；主管部门的出国任务批件，出国人员政审批件，所去国有关公司的邀请书等文件。第二，认真填写有关卡片和申请表。第三，拿到护照后，再认真检查核对每位出国人员姓名、籍贯、出生年月和地点，若是组团出国，则要检查护照上的照片是否与姓名一致，有无授权发照人的签字和发照机关的盖章；发照日期和有效期有无问题，使用用旧护照再次出国者更应注意甚有效期，若已过期，必须申请延长；出国人员是否在持照人栏目上签字（秘书代签亦可）。

　　护照万一遗失，应立即向当地公安局挂失查找，若查找无获，则立即申请补办。
（3）办理签证。护照办理好后，再申请所去国家（地区）和中途经停国家的签证。签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签证一般可做在护照上，也有的做在其他身份证件上。如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照同时使用。我国的签证一般做在护照上。
　　前往国的签证一般可持国外邀请书，或有关国家移民局的允许证等，通过中国旅行社签证代办处处办理。
　　取得签证后，秘书要注意两点：第一，注意签证的有效期及证明机关是否签字盖章。第二，若由于种种原因签证已过期失效，在国内重新申办延长，在国外应通过我驻外使馆或自行由驻在国有关当局办理处长手续。

　　（4）办理"黄皮书"。"黄皮书"即"预防接种证书"，因为它的封面通常是黄色的，所以惯称"黄皮书"。为防止国际间某些传染疾病的流行，世界卫生组织正式通过的《国际卫生准则》规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗。

　　（5）办理出境登记卡。在办妥上述各项手续后，秘书再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。

　　（6）订购机票（车、船票）。机票一般分为正式、优待、特殊三种：按等级分有一等票（F）、经济票（Y）、公务票（C）；按旅行路线的状况可分为六种：单程、来回程、环行、环球、分支旅行、断路旅行。

　　在国内买机票时，须在中国民航所属的售票处先填写旅客订座单，待所属航班的机票订妥后，开票，然后按约定时间，持护照和票款取票。

　　在填订座单时，若领导（或其他出国人员）已选好航班、等级，并确定了出发日期，那就按计划填写；如果事先未计划好，秘书先填写出国人员姓名、年龄、职称、性别、国籍、护照号码、航程、等级、蓁项目可讲明要求，请售票处人员参谋帮助填写。

　　取得机票后，应仔细核对：

　　各票本上的每张乘机联上的姓名、外文拼音要正确，要与护照、签证和黄皮书一致。

　　每张乘机联的右上角应有出票航空公司印章和开票人签字及凭票日期。

　　整个行程中所需各段机票应齐全，即乘机联上的黑粗线框是否把旅途中各点都包括进去，每个黑粗线框内的"预定"栏各项是否和自己的计划一致、正确。

　　在"订座情况"一项中，"OK"字样表示机座已订妥，"RQ"则表示不被确认，遇此情况，秘书或更换航班，或继续争取。

　　核对票价，看计算是否有高低之错。高了多花钱，低了到国外还要补钱，一旦换票，就很费周折，应事先杜绝。

　　如果机座是国外有关机构代为订妥，在国内购票时要向售票处说明，请求开票时把座位一项空出不填，以免在需要改变航班时麻烦。