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) \6 B) O1 }. y. t5 v2 d$ S 一.总则
- W3 z2 g$ K% |$ ~4 \ 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
+ i- g& z: M( g5 O/ j0 E% w 本办法适用于全公司各部门。
1 k, V% x3 a2 c8 ?* c# H1 Y 二.对外接待范围
+ c* n$ O4 O* z; X+ \: N1 q' T 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
* g# z5 {$ v; M/ J9 z, i, o 接待的对象分为内宾和外宾。 5 p5 m( c/ s7 O- p a7 _" X! f }
三.对外接待部门 " |* w& a4 ~) e- l* U# j( {& `
公司行政部为公司负责接待的职能部门。 6 o7 c7 Q8 b; G9 A' Z6 d
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
3 L# o* @1 o x 四.对外接待原则
9 Q9 L+ I) b6 Z; g' H8 W! f 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
: d& } K! M8 z1 b 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 % I' P' n7 b, i2 s3 ~2 _
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
: e1 r' _5 Y; A, E0 h* P2 K' t 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
& W* ?) u8 z% o: G4 V 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 & l' T; B$ @, X% N
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
2 Y" W% {4 G; n U 五.接待规格的确定。
! j6 A( p, A7 D, W9 G' Z- W: e8 u) R 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
1 w ~* X( V( |1 X 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
. [1 |/ E- o n, k 六.接待礼仪 + }+ P% ~1 \6 m$ H! J
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 5 C$ [, m. q0 ~5 A6 |
2.接待：主动起迎，问明来意。 / i8 z# c! V3 @( I- r S
3.安排交谈地点： : c# Q, y: Z8 t, b* F. i
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
$ W; j" }0 O \' N; ~9 { ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； @& v7 {5 R2 M/ k
⑶切忌让客人久候而无人问津。 R. E( O0 W8 h( p- G
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
. F$ L E3 `! x1 ~9 X) w 七.引见。 4 v- ~9 h/ R; N1 G# b
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ! n+ k A8 } ^+ G2 k% x9 U$ i
引见顺序；
5 M) C8 s6 B; ?, o! n! l0 s, J ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； ( R8 ^7 o9 p q6 N
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； * e- f5 T0 X, A" F
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 6 Q4 ~) l% {! {" G, }
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
" q% @1 B" M6 P |% ^& H+ h# H 八.行路。
8 S$ ~8 J7 Z# Y0 A, P/ b9 \ 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
1 f t6 N) m! z) H' a8 ~ 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
1 `/ N" I) m6 P v3 X& K% p 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
/ h6 f) @0 T! Y/ Y 九.其他。 / Y' O; y( [" z1 q
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 1 w' n" f9 \" ^ J% ?- b
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 6 N {6 w# U4 g3 `2 y
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 / k5 F% N t3 S; H
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
" ^) ]; E/ X: z$ w2 z/ `% l ㈠接待内宾。
' ~+ U$ M1 f- Y! ^ 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
# N P1 g$ S& b; C2 a% ?' ] 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
8 M V+ k& R0 x# G' S 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
' b' I S; H9 m" R+ e3 I0 k 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
$ i0 d( V. E( {0 j 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
, z& | D' g( ?( E+ _ 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
8 G: {7 ]' {/ i2 Y1 i) M 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 , o Q8 e5 z+ L% x* k9 m
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 : [! }+ c% P& U' a M" a
㈡接待来宾。
; v! z" ~/ a5 ]. {* u3 L 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
' L2 E. y+ r8 ] 迎送。
9 O% k1 E% U. {- |+ W6 g7 @# e 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 ) C# B1 z+ [/ A% P
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
. s2 @3 z+ s' n% U- S4 a+ j/ u 会见会谈。 ; h* E' d8 S8 h* T) A6 p5 X9 c
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 : _: o( x9 g7 z0 V- K
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
" z; s; z+ l8 l @1 {: [) w2 B 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
8 s- l5 g* R& h8 l6 H$ ` 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
) A+ g* S1 R# I# a& h 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 ) K* I1 R# `1 X( h" C
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
4 {: r& a9 [! y" S. s 宴请。
h& h7 r ?4 V" l8 b# M8 i A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 , J# x& Y$ S2 \( k# x4 E
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 * U0 e7 Y, U/ E+ F9 M
文艺晚会。
( }1 [, K9 o' m$ R& w/ ` 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
3 ^: m0 ]- L1 {( ~& M) n 参观游览。 & v: ~5 C3 v" h3 f/ {8 n
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
* t8 M4 d6 i: C 接待标准
% Q4 ^1 j& _) _6 q; h ⑴用餐标准。
" T! a$ z: T) s! `& w( p 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 5 ^" b6 u6 N, P/ P2 O8 w6 G
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
: R$ T4 Y! X% q0 { 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 / m% w- B6 G3 ^7 {1 n- w
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 4 \) Y. s# U) K- {0 M, ?9 ]
5、常客 员工标准 ; k+ R- D7 r4 F1 M
(2)住宿安排。 & v0 V+ c5 J" i H- ]
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 , S2 w, O2 ~% Z/ m
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
% }. M" v+ D, Q6 d% d9 p, \( | 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。6 i+ n6 {) {' o% h+ e2 V
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